Положение об Апелляционной Комиссии

Положение об Апелляционной комиссии (далее – Положение) разработано в соответствии с Правилами функционирования Системы добровольной сертификации «Россельхозцентр», зарегистрированной  в едином реестре зарегистрированных Систем добровольной сертификации, регистрационный № РОСС RU.В934.04ШР01 от 07 июня 2012 г.

1. Область применения

  Положение определяет порядок рассмотрения апелляций, жалоб и претензий на решение Органа по Сертификации (далее - ОС), а также спорных случаев, возникающих между ОС и Заявителем, устанавливает правила рассмотрения апелляций на решения, принятые ОС, в том числе порядок направления ответов по итогам рассмотрения апелляций, правила формирования Апелляционной Комиссии (далее – Комиссия), а также права и обязанности Комиссии при рассмотрении апелляций.

2. Общие положения

2.1. Аппеляционную комиссию формирует ФГБУ «Россельхозцентр».

2.2. Апеллянтом может быть любая организация или лицо-участник процесса оценки (подтверждения) соответствия продукции, заинтересованное в результатах оценки (подтверждения) соответствия продукции, права которого, по ее мнению, нарушены.

2.3. Апеллянт вправе подать апелляцию с запросом о пересмотре решения по жалобе, принятого ОС по результатам выполнения работ по оценке (подтверждению) соответствия продукции.
Комиссия функционирует:
- при поступлении апелляций согласно правилам оформления в установленном порядке, согласно п. 5 настоящего Положения;
- в течение времени, необходимого для рассмотрения и принятия решения по апелляции.

2.4. Возглавляет Комиссию председатель Комиссии, назначенный приказом директора ФГБУ «Россельхозцентр».

2.5. Состав Комиссии (из лиц, не имеющих отношения к предмету апелляции) и сроки работы устанавливает председатель Комиссии.

2.6. Комиссия рассматривает апелляции, жалобы и претензии, поданные в письменном виде. По окончании рассмотрения материалов Комиссия готовит материалы по решению и направляет в ФГБУ «Россельхозцентр». Утвержденное ФГБУ «Россельхозцентр» решение направляется Заявителю  и соответствующему участнику Системы.

2.7. Решение Комиссии является обязательным для исполнения всеми участниками сертификации.

2.8. При несогласии с решением Комиссии, заинтересованная сторона может обратиться в Арбитражный суд в соотвествии с законодательством Российской Федерации.

3. Состав Апелляционной Комиссии

3.1. Комиссию возглавляет председатель, согласно п. 2.4. настоящего Положения.

3.2. Состав Комиссии для рассмотрения апелляции определяется предметом спора и закрепляется в приказе директора ФГБУ «Россельхозцентр» на период рассмотрения апелляции.

3.3. В состав Комиссии входят:
- председатель Комиссии;
- члены Комиссии, в том числе независимый специалист из другой организации (при необходимости);
- секретарь Комиссии (назначается из числа работников  ФГБУ «Россельхозцентр»).

3.4. В состав Комиссии могут быть включены:
- специалисты, не имеющие отношения к предмету апелляции и не принимавшие участия в проведении работ по оценке (подтверждению) соответствия продукции для рассматриваемой организации, независимые специалисты;
- работники ФГБУ «Россельхозцентр».

3.5. Для работы в Комиссии могут быть привлечены специалисты сторонних организаций, обладающие знаниями в области рассматриваемого вопроса. При включении в Комиссию сторонних экспертов и специалистов подписывается заявление и соглашение согласно Приложению 1 и Приложению 2.

4. Функции и обязанности Комиссии по апелляциям

4.1. Основной функцией Комиссии является разрешение спорных вопросов, связанных с деятельностью ОС в связи с пересмотром решения, принятого ОС в отношении данного объекта/ продукции.

4.2. В обязанности Комиссии входит:
- рассмотрение апелляций, связанных с решением ОС;
- запрос у апеллянта и работников ОС материалов, необходимых для анализа претензий, изложенных в апелляции;
- заслушивание на заседаниях Комиссии представителей апеллянта   и работников ОС;
- принятие решений на основе информации, поступающей от всех заинтересованных сторон;
- проведение оценки представленных материалов;
- обеспечение конфиденциальности информации, получаемой в результате своей деятельности;
- обеспечение объективности принимаемых решений по всем видам своей деятельности;
- обеспечение отсутствия дискриминации по отношению к одной из заинтересованных сторон;
- принятие решений по существу рассматриваемых претензий;
- обеспечение своевременного оформления результатов работы и доведение принятых решений до заинтересованных сторон;
- рассмотрение (участие в рассмотрении) апелляции в случае ее передачи в вышестоящие инстанции;
- направление своих представителей для участия в работе по рассмотрению апелляций, поданных апеллянтом в вышестоящие инстанции.

   5. Правила оформления, приема и порядок регистрации апелляций

5.1. В случаях возникновения разногласий по вопросам, связанными с решением ОС, апеллянт имеет право обратиться по спорным вопросам с апелляцией на имя директора ФГБУ «Россельхозцентр».

5.2 Апелляция подается в свободной форме в письменном виде и должна содержать сведения о заявителе: фамилия, имя, отчество, сведения о месте жительства заявителя – индивидуального предпринимателя либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя – юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю. В апелляции должны быть указаны причины спора, дано обоснование несогласия с вынесенным решением, перечень прилагаемых к жалобе, представлению документов и т.д.

5.3. Апелляция подается в письменной форме на почтовый адрес ФГБУ «Россельхозцентр» и в форме электронного документа на адрес электронный почты rscenter@mail.ru не позднее чем через 30 календарных дней после вынесения решения, с которым апеллянт не согласен.

5.4. Регистрацию апелляции в «Журнале регистрации входящей корреспонденции» осуществляет секретарь ФГБУ «Россельхозцентр» в день ее поступления, с присвоением апелляции регистрационного входящего номера, и передаёт директору ФГБУ «Россельхозцентр».

5.5. Директор ФГБУ «Россельхозцентр» ставит свою резолюцию  на апелляцию и передает председателю Комиссии по апелляциям, или иному уполномоченному лицу в случае его отсутствия.

5.6. Председатель Комиссии по апелляциям оставляет себе копию апелляции и формирует дело об апелляции, оригинал апелляции передает ответственному лицу для регистрации в «Журнале регистрации апелляций» ФГБУ «Россельхозцентр» согласно Приложению 3.

5.7. Получение каждой апелляции немедленно подтверждается апеллянту (например, по почте, телефону или электронной почте)                               с обязательным подтверждением от апеллянта факта получения регистрации его апелляции.

5.8. Состав Комиссии определяется и утверждается согласно п.3. настоящего Положения.

5.9. Комиссия может потребовать от апеллянта представления дополнительных документов, необходимых для принятия объективного решения по спорным вопросам. Состав документов, прилагаемых к заявлению по спорным вопросам, определяется апеллянтом в зависимости от существа спорной ситуации.

5.10. После поступления апелляции председатель Комиссии должен обеспечить:
- регистрацию обращения в «Журнале входящей корреспонденции», «Журнале регистрации апелляций», назначение лиц, ответственных за взаимодействие с заявителем, способ и порядок взаимодействия.
- анализ содержания и назначение группы ответственных лиц  по работе с апелляцией;
- выбор и привлечение к работе по претензии внешних экспертов  (в случае необходимости);
- контроль за деятельностью ответственных исполнителей;
- анализ и утверждение результатов работы по апелляции;
- информирование стороны, подавшей апелляцию, о принятом решении;
- конфиденциальность по рассмотрению апелляции;
- учет, хранение документов и рабочих материалов Комиссии;
- разработку действий по выявлению и устранению причины появления апелляции и исключению возможности повторного появления подобных апелляций (при необходимости).

6. Правила и сроки рассмотрения апелляций

6.1. Общий срок рассмотрения апелляции с момента регистрации и до направления решения апеллянту составляет 30 рабочих дней.

6.2. Комиссия должна быть организована в течение 5 рабочих дней  с момента регистрации апелляции.

6.3. Комиссия должна рассмотреть апелляцию и изучить возникшую ситуацию. Первоначальный ответ должен быть отправлен апеллянту секретарем в письменном виде не позднее, чем через 5 рабочих дней с момента образования Комиссии с указанием:

- информации о ее получении;
- регистрационного номера;
- срока рассмотрения.

6.4. Председатель Комиссии организует:
- работу Комиссии;
- предварительное ознакомление членов Комиссии с поступившей апелляцией;
- своевременное сообщение информации апеллянту;
- привлечение (при необходимости) компетентных независимых экспертов и специалистов по предмету разногласий;
- проведение (при необходимости) обсуждения существа апелляции  с любой из спорящих сторон;
- рассмотрение апелляции на заседании Комиссии с приглашением обеих сторон в качестве наблюдателей.

6.5. В случае возникновения разногласий у членов Комиссии или недостатка информации, Комиссия может дополнительно обсудить вопрос с одной из сторон и экспертами или перенести обсуждение на другое заседание. Решение о переносе рассмотрения вопроса должно быть отмечено в протоколе заседания.

6.6. При необходимости Комиссия определяет состав рабочей группы для проверки и перепроверки обстоятельств, и направляет  ее заинтересованным лицам.

6.7. В состав Комиссии не могут быть включены работники, принимавшие участие в подготовке и обосновании оспариваемого решения.

6.8. Комиссия принимает решение простым большинством голосов, открытым голосованием, оформляет его протоколом заседания  в произвольной форме. Ответственность за составление Протокола заседания несет секретарь Комиссии. Протокол заседания подписывается председателем Комиссии и визируется членами комиссии.

6.9. На основании протокола заседания оформляется решение Комиссии, которое утверждается директором ФГБУ «Россельхозцентр».

7. Правила и сроки оформления решения Комиссии по апелляциям

7.1. Решение оформляется в двух экземплярах председателем Комиссии.

7.2. Срок рассмотрения и оформления апелляции составляет 20 рабочих дней с момента направления первоначального ответа подателю жалобы.

7.3. Решение, принятое Комиссией, подписывается всеми членами Комиссии.

7.4. Решение по апелляции должно содержать:
- при полном или частичном отказе в удовлетворении апелляции: причины отказа со ссылкой на соответствующие законодательные акты и нормативные документы и доказательства, обосновывающие отказ;
- перечень документов, подтверждающих обоснованность решения;
- при полном или частичном удовлетворении апелляции срок и способ ее удовлетворения;
- при наличии у членов Комиссии особого мнения, оно должно быть отражено в решении.

8. Порядок и сроки направления решения Комиссии апеллянту

8.1. Один экземпляр решения по апелляции высылаются апеллянту секретарем, в письменном виде не позднее 5 рабочих дней с момента его оформления, с использованием средств связи, обеспечивающих фиксированную отправку или под расписку. Вторые экземпляры подшиваются в дело об Апелляции Председателем Комиссии.

8.2. Все документы и материалы работы Комиссии, передаются председателем Комиссии ответственному лицу на хранение, согласно правилам хранения рабочих документов в установленном порядке  в ФГБУ «Россельхозцентр».

8.3. Если на решение по апелляции в течение 30 календарных дней  с момента его отправления не поступило возражения от апеллянта, оно считается принятым.

8.4. Решение Комиссии для руководителя ОС является обязательным.

8.5. В случае подтверждения информации, указанной в апелляции о несоответствии решения ОС установленным требованиям, ОС предпринимаются необходимые действия по устранению выявленных несоответствий и, в случае необходимости, разрабатываются и реализуется корректирующие действия по устранению причин их возникновения, о чем письменно информируется апеллянт.

  9. Ответственность

  9.1. Члены Комиссии несут ответственность за:
- объективность, правомерность и обоснованность принимаемых решений;
- соблюдение конфиденциальности информации, полученной в ходе рассмотрения апелляции, изложенной апеллянтом;

9.2. Требования конфиденциальности информации соблюдаются согласно должностным инструкциям сотрудников.

9.3. По предложению апеллянта Комиссией могут быть рассмотрены дополнительные требования по соблюдению конфиденциальности при рассмотрении апелляции.

9.4. Выявленные несоответствия в работе должны быть устранены в соответствии с действующими в ОС.